Administradores de Propiedad Horizontal: Estrategias para Gestionar Derechos de Petición sin Congestiones
Uno de los desafíos más recurrentes para los administradores de propiedad horizontal en Colombia es la gestión de los innumerables derechos de petición que reciben. Estas solicitudes, en ocasiones, surgen por incumplimientos en la obligación de informar, mientras que en otros casos son utilizadas por algunos propietarios para entorpecer el trabajo administrativo. Dado que se trata de un derecho fundamental que no puede ser violado, es crucial adoptar medidas prácticas para evitar congestiones al momento de responder.
Recomendaciones Clave para una Gestión Eficiente
- Cumplir con la Ley 675/01: El artículo 51 de esta ley establece la obligación de entregar actas de asamblea y consejo de administración a todos los propietarios y residentes. Estas actas deben actualizar sobre decisiones y acciones de la administración. Es vital recordar que, conforme al Decreto 768 de 2025, las autoridades de policía pueden imponer sanciones a administradores que no proporcionen esta información cuando sea solicitada.
- Utilizar Canales Oficiales de Información: Se recomienda evitar redes sociales como WhatsApp, ya que pueden generar incomodidades. En su lugar, implementar canales estructurados y oficiales para la comunicación.
- Publicar una Política de Manejo de Datos: Es fundamental tener una política clara que clasifique los datos en públicos, semiprivados, privados y sensibles. No toda información está obligada a ser revelada, lo que ayuda a gestionar solicitudes de manera más efectiva.
- Mantener un Código QR con Información Básica: Un código QR que contenga reglamentos, actas, bitácoras de mantenimiento y otros documentos esenciales puede reducir solicitudes reiterativas, facilitando el acceso a la información.
- Establecer un Canal Único para Peticiones: Definir un solo canal para presentar derechos de petición, especificando términos de recepción y respuesta. Presentar un informe a la asamblea demuestra una gestión informativa transparente con los copropietarios.
- Socializar Actos Administrativos: Comprometer a todos los propietarios y residentes mediante la socialización de las acciones de la administración, fomentando un ambiente de colaboración.
- Abstenerse de No Responder: Ignorar solicitudes puede generar una cadena de derechos de petición que obstaculice la función administrativa. Es crucial abordar cada petición de manera oportuna.
- Responder en el Menor Tiempo Posible: Evitar entregar información en el último día del plazo legal (15 días hábiles). Una respuesta tardía no satisface al solicitante y puede escalar conflictos.
- Suministrar Información Veraz e Imparcial: No proporcionar datos sesgados o falsos. Los administradores deben mantenerse neutrales, sin favorecer a ninguna parte en conflictos internos, priorizando siempre la verdad.
- Recibir Peticiones con Actitud Profesional: Abordar los derechos de petición sin tomarlos de manera personal. Reconocer que las personas tienen derecho a estar informadas, y que una gestión informativa excelente puede neutralizar actitudes negativas destinadas a obstaculizar.
En resumen, aunque algunos copropietarios utilicen el derecho de petición para dificultar la administración, una estrategia basada en transparencia, cumplimiento legal y comunicación efectiva puede mitigar estos desafíos. ¡Aprovechar la virtualidad como herramienta de comunicación es clave para optimizar estos procesos!
