Asambleas de Propietarios: Todo lo que Debes Saber sobre Nombramientos
En una continuación de su columna anterior, la reconocida abogada Nora Pabón Gómez aborda en profundidad una de las funciones más cruciales de las asambleas de propietarios: los nombramientos de personas que desempeñan roles esenciales dentro de la copropiedad. Esta atribución, que incluye desde el presidente y secretario de la reunión hasta figuras como el administrador y miembros del consejo, conlleva una responsabilidad que muchas veces no se dimensiona adecuadamente en el momento de la designación.
El Consejo de Administración: Obligaciones y Desafíos
¿Es obligatorio nombrar a los miembros del Consejo? Según la experta, el consejo de administración es obligatorio únicamente en edificios que consten de 30 o más bienes privados. En los demás casos, es optativo. Sin embargo, cuando el reglamento de propiedad horizontal lo incluye y regula, la asamblea debe proceder a integrarlo y designar a sus miembros correspondientes.
"Pero en algunos casos sucede que ninguna persona tiene el tiempo o no desea asumir este gran compromiso", explica Pabón Gómez. En estas situaciones, sería la asamblea misma la que asumiría las funciones del consejo, no el administrador. Entre estas funciones se incluyen acciones tan importantes como nombrar al administrador e imponer sanciones cuando sea necesario.
Composición y Representación en el Consejo
Según la Ley 675 de 2001, el Consejo se compone de un número impar de tres o más propietarios de unidades privadas o sus delegados. La abogada considera que pueden formar parte del consejo locatarios que representen a entidades financieras, representantes de personas jurídicas propietarias, o incluso padres que representen a hijos propietarios mediante poder general.
Un aspecto crucial: la asamblea nombra al propietario, y este debe advertir adecuadamente sobre cualquier representación. Si un miembro no asiste a las reuniones del consejo, sería remplazado por el suplente correspondiente. Pabón Gómez enfatiza la necesidad de asesorarse debidamente en casos especiales de representación.
Desintegración del Consejo y Falta de Quórum
¿Qué ocurre cuando el consejo se desintegra y no hay quórum para deliberar? La experta explica que si no asisten los designados como principales, son remplazados por los suplentes nominales o personales. Estos últimos son nombrados específicamente para remplazar a un miembro concreto, especialmente en sistemas de cuociente electoral.
Si no se logra conformar el quórum debido a inasistencia permanente o renuncia de la mayoría de los miembros, se debe convocar de manera extraordinaria a la asamblea. Esta reunión extraordinaria tendría como objetivo integrar y nombrar nuevamente a los miembros del consejo, siguiendo la modalidad y requisitos previstos en el reglamento de propiedad horizontal.
Funciones Específicas del Consejo de Administración
Las funciones del consejo de administración se encuentran claramente enunciadas en la Ley 675 de 2001 y en el reglamento de propiedad horizontal. Además, la asamblea puede delegarle otras funciones específicas según las necesidades de la copropiedad.
Entre las funciones principales del Consejo de Administración (no de la Asamblea) se destacan:
- La imposición de sanciones a propietarios o residentes
- Las tareas preparatorias de la asamblea mencionadas en el artículo 38 de la Ley
- Las autorizaciones que debe otorgar al administrador para ciertos contratos importantes
Específicamente, el presidente del consejo tiene la responsabilidad de suscribir el contrato de vinculación con el administrador, estableciendo así la relación formal entre ambas partes.
El Administrador: Designación y Funciones Principales
¿Quién designa al administrador? Según la legislación, el nombramiento del administrador corresponde por Ley a la asamblea de propietarios. Sin embargo, cuando existe un consejo de administración constituido, es este órgano el encargado de realizar el nombramiento.
Las funciones del administrador están determinadas tanto por la Ley como por el Reglamento específico de cada copropiedad. Su función principal es representar legalmente a la persona jurídica que constituye la propiedad horizontal. Además, el administrador es responsable de convocar a las asambleas y preparar y ejecutar el presupuesto aprobado por la asamblea, entre otras múltiples responsabilidades administrativas.
Comité de Convivencia: Mediación y Armonía Vecinal
Corresponde a la asamblea nombrar a los miembros del comité de convivencia en los edificios de uso residencial. Este comité cumple funciones cruciales dentro de la copropiedad, actuando bajo los parámetros establecidos en la Ley, el Reglamento general, y el reglamento interno o manual de convivencia específico.
Su función principal deriva directamente del artículo 58 de la Ley 675 de 2001: intervenir en la solución de conflictos entre propietarios o residentes. Para ello, debe proponer fórmulas de arreglo orientadas a dirimir controversias y fortalecer las relaciones de vecindad. Todas sus consideraciones y acuerdos deben consignarse en actas debidamente suscritas por las partes involucradas y por los miembros del comité.
Pabón Gómez destaca un aspecto importante: "Considero que la sabiduría, compromiso y experiencia de las personas mayores de la copropiedad, así como el respeto que inspirarían sus recomendaciones es determinante para escoger a los miembros de este comité". Además, aclara que la Ley no exige que este comité sea integrado exclusivamente por propietarios, permitiendo mayor flexibilidad en su composición.
El Revisor Fiscal: Control y Supervisión Financiera
La designación del revisor fiscal y de su suplente corresponde exclusivamente a la asamblea de propietarios. La Ley establece que los edificios de uso comercial o mixto están obligados a contar con un revisor fiscal que debe ser contador público titulado.
Requisitos importantes: el revisor fiscal no puede ser propietario o tenedor de unidades privadas del respectivo edificio o conjunto, y debe reunir otros requisitos consagrados en el artículo 56 de la Ley 675 de 2001. Además, debe cumplir las funciones señaladas en cada reglamento específico y de acuerdo con el artículo 57 y normas concordantes.
Entre sus funciones más destacadas se encuentra la posibilidad de convocar a la asamblea extraordinaria cuando lo considere necesario. Es importante señalar que la Ley establece que no es obligatorio que exista un revisor fiscal en los edificios residenciales. Solo se nombrará si así lo establece expresamente el reglamento de propiedad horizontal.
La abogada Nora Pabón Gómez concluye señalando que son muchas las consultas que se formulan al respecto de estos nombramientos, y que solo ha seleccionado las preguntas más representativas. Invita a todos los órganos de administración a asesorarse adecuadamente en lo pertinente a cada caso particular, reconociendo la complejidad y responsabilidad que implican estos cargos dentro de la propiedad horizontal.
