La entrega documental del administrador saliente en propiedad horizontal: un proceso clave para la transparencia
Tras la realización de las asambleas ordinarias en propiedad horizontal y por decisión de los nuevos consejos de administración, es común que se decida dar por terminado el contrato con el antiguo administrador. En este contexto, surge una pregunta fundamental: ¿qué documentación debe hacer entrega el representante legal saliente? Este proceso no es meramente burocrático, sino que constituye la base para una transición ordenada y transparente en la gestión del edificio o conjunto residencial.
Los 10 tipos de documentación esencial que deben ser entregados
De acuerdo con la normativa vigente y las mejores prácticas en el sector, el administrador saliente debe proporcionar la siguiente documentación, la cual garantiza la continuidad operativa y legal de la copropiedad:
- Información contable completa: Todos los registros contables con sus respectivos soportes, así como la documentación que respalde la ejecución presupuestal del período gestionado.
- Documentación patrimonial: Títulos de propiedad, documentos que acrediten la propiedad de bienes, y las pólizas de seguros del edificio, ya sean por obligación legal o por prevención contractual.
- Documentación urbanística y legal: Planos arquitectónicos, escrituras de constitución, reglamentos de propiedad horizontal actualizados, y todas las licencias requeridas para el funcionamiento del inmueble.
- Libros de actas oficiales: Incluyen las actas de asamblea general, consejos de administración, comités de convivencia, y el libro de registro de propietarios y residentes de la copropiedad.
- Bitácoras y certificaciones técnicas: Registros de mantenimiento de los bienes comunes, políticas de cartera, seguimiento del programa de seguridad y salud en el trabajo (SSGT), y certificaciones obligatorias como las de ascensores.
- Informe de procesos judiciales: Un reporte detallado sobre cualquier litigio o proceso legal que esté adelantando la copropiedad, con su estado actual y perspectivas.
- Inventario de contratos vigentes: Relación completa de todos los contratos que mantiene la copropiedad, acompañada de un informe pormenorizado de cada uno, incluyendo plazos, obligaciones y condiciones.
- Relación de bienes y mantenimiento: Listado exhaustivo de todos los bienes que conforman la copropiedad, especificando cuándo deben realizarse mantenimientos preventivos, reparaciones y reposiciones programadas.
- Claves y accesos digitales: Entrega de claves de equipos de cómputo, correos electrónicos institucionales, y acceso a plataformas bancarias y de servicios utilizadas por la copropiedad.
- Informaciones específicas adicionales: Cualquier otro documento o dato particular del edificio que contribuya a clarificar la gestión realizada y asegure la transparencia en la entrega.
Los dos momentos que definen al administrador como profesional
En la vida de un administrador de propiedad horizontal, existen dos instancias cruciales que revelan su verdadera calidad profesional:
1. Al recibir el cargo: Un administrador que solo se dedica a señalar los errores de su antecesor está demostrando mediocridad. El verdadero profesional es aquel que, ante las posibles falencias del anterior, se enfoca en implementar acciones propias que evidencien el cambio, sin recurrir a la crítica destructiva. Quien cree que se engrandece deteriorando la imagen de un colega, simplemente está exhibiendo su propia limitación.
2. En la entrega del cargo: Es fundamental recordar que cuando se decide prescindir de los servicios de administración, la determinación la toma el consejo de administración, no el colega saliente. Una entrega meticulosa, inventariada y sustentada, deja constancia de la trazabilidad del trabajo realizado y refleja la grandeza profesional de quien entrega.
Reflexiones finales sobre la gestión en propiedad horizontal
Es necesario aclarar que existen diversos tipos de administración, los cuales pueden conducir a resultados diferentes, y no debemos evaluarlos desde la emoción. Además, el órgano de control primario es el consejo de administración y la asamblea general de copropietarios, integrada por cada uno de los dueños del edificio o conjunto. Por lo tanto, no es justo deteriorar la imagen de quien nos ha servido cuando no hemos ejercido un control efectivo desde nuestras instancias de decisión. ¡Aprendamos de nuestros propios errores y seamos grandes en nuestro actuar!
