Desmitificando las funciones en los consejos de administración de copropiedades
Tras la realización de las asambleas ordinarias en las propiedades horizontales, se conforman los nuevos consejos de administración y, con ello, llega el momento crucial del nombramiento del presidente y el secretario de este órgano fundamental. Existen numerosas creencias equivocadas que circulan en el ámbito de la administración de copropiedades, las cuales es necesario clarificar para garantizar un funcionamiento adecuado y dentro del marco legal establecido.
Las cuatro creencias erróneas más comunes
Primera creencia: Muchos piensan que la única función del presidente del consejo se limita exclusivamente a presidir las reuniones, firmar las actas que generan constancia de ellas y firmar el contrato del administrador de la copropiedad. Sin embargo, la realidad legal es que no existe otra función específica por ley, a menos que en el reglamento de propiedad horizontal se le otorguen expresamente algunas actividades adicionales y complementarias.
Segunda creencia: Existe la falsa noción de que el presidente es de libre nombramiento y remoción indiscriminada. La verdad es que el consejo podrá, si así lo decide y considera conveniente, nombrar un presidente diferente para cada reunión específica que se realice, demostrando la flexibilidad que caracteriza a estos procesos administrativos.
Tercera creencia: Como presidente designado, debe velar activamente por coordinar tanto las reuniones ordinarias como las extraordinarias del consejo, asegurándose de que todos sus integrantes conozcan profundamente los reglamentos vigentes. Además, debe poseer conocimientos sólidos en auditoría y control interno para garantizar que la persona jurídica cumpla efectivamente con sus fines establecidos.
Cuarta creencia: El secretario del consejo tiene la responsabilidad fundamental de velar porque en el contenido detallado de las actas se inscriban exclusivamente las decisiones formales tomadas por dicho órgano, más no las polémicas o discusiones informales que puedan generarse durante las sesiones. En estas actas deben quedar registrados meticulosamente el seguimiento al cumplimiento de los reglamentos, de las normas legales aplicables, la verificación contable periódica y las decisiones administrativas específicas que toma este órgano de gobierno.
La imperiosa necesidad de capacitación especializada
Resulta absolutamente necesario implementar una capacitación seria, estructurada y continua por parte de todos los integrantes del consejo de administración para que puedan realizar un seguimiento efectivo y profesional de sus funciones. Sin esta preparación adecuada, se corre el riesgo de terminar coadministrando involuntariamente, convirtiendo el contrato del administrador en un contrato realidad y haciéndose responsable por la extralimitación peligrosa de sus funciones legales.
Es completamente imposible realizar auditoría y control efectivo de la persona jurídica cuando desconocemos las normas complejas que rigen en la propiedad horizontal. Estas incluyen: las normas contables específicas, tributarias actualizadas, presupuestales detalladas, legales vigentes, ambientales aplicables, reglamentarias internas, las de manejo de cartera especializado, contractuales vinculantes y sancionatorias correspondientes.
Además, existen otros temas técnicos igualmente importantes como el manejo seguro de trabajo en alturas, las normas estrictas de piscinas, el lavado periódico de tanques y la revisión exhaustiva de sus instalaciones, el habeas data aplicable, los Sistemas de Seguridad y Salud en el Trabajo (SSGT), el manejo profesional de arrendamientos turísticos, entre muchos otros aspectos críticos. En pocas palabras contundentes, no podemos auditar responsablemente lo que no conocemos profundamente y, precisamente por ese desconocimiento generalizado, terminamos administrando directamente y asumiendo responsabilidades que por ley no nos corresponden legalmente.
Transparencia y participación comunitaria
Dado que la ley obliga explícitamente al administrador a realizar la publicidad completa de las actas de asamblea y de consejo de administración a todos los propietarios y residentes, resulta muy importante que se conozca públicamente el seguimiento minucioso que hace este órgano tanto a la administración general como a los copropietarios individuales. Este conocimiento cumple un doble propósito fundamental: primero, para que se conozca dicho seguimiento detallado y, segundo, para que toda la comunidad organizada ayude activamente a perfeccionar estos procesos administrativos de manera colaborativa.
Bienvenidos sean todos los presidentes y secretarios recién nombrados, así como todos los miembros del consejo que inician en este nuevo periodo de gestión. Los invitamos cordialmente a enriquecer significativamente su gestión con el conocimiento profundo de la actividad a la cual hoy se han comprometieron formalmente con toda la comunidad residente.
