Guía práctica para asambleas de propiedad horizontal exitosas en Colombia
Tras analizar los preparativos previos a la asamblea general ordinaria en propiedad horizontal, especialistas en derecho inmobiliario presentan ahora una serie de recomendaciones fundamentales para el desarrollo mismo de la reunión de propietarios. Estas directrices buscan garantizar procesos transparentes, eficientes y armoniosos en las copropiedades colombianas.
Preparación logística y documental indispensable
La organización previa determina el éxito de la asamblea. Para reuniones presenciales, es esencial contar con sillas adecuadas, proyectores, salones apropiados, auxiliares de logística y refrigerios si están contemplados. En modalidad virtual, se requiere verificar la plataforma digital, programas de votación electrónica y personal de soporte técnico disponible.
La documentación debe incluir el libro de residentes y propietarios actualizado para garantizar que solo personas autorizadas participen, junto con el libro de actas de asamblea y consejo de administración que valida decisiones anteriores, incluyendo la aprobación previa del presupuesto y estados financieros por parte del consejo.
Desarrollo ordenado y eficiente de la reunión
- Inicie puntualmente la recepción de participantes y la sesión misma.
- Si ya distribuyó estados financieros, presupuestos y listados de morosos con la citación, utilice la asamblea principalmente para aclarar dudas específicas.
- Seleccione presidentes y secretarios comprometidos que firmarán las actas posteriormente, capacitándolos previamente sobre los temas a tratar.
- Revise las normas internas del reglamento, ya que cada copropiedad tiene particularidades en participación y elección de órganos directivos.
- Establezca un reglamento de participación que exija respeto y argumentos fundamentados para prevenir conflictos.
Manejo de contenidos y situaciones complejas
La claridad en la exposición es crucial. Defina tiempos límite para cada punto del orden del día y para las intervenciones individuales, explicando detalladamente el propósito de cada tema: desde la aprobación del presupuesto hasta las funciones legales de los cargos a designar.
En casos de imposibilidad de manejar la reunión adecuadamente, los expertos recomiendan dar por terminada la sesión antes de generar rivalidades que afecten la convivencia diaria. Estas recomendaciones consideran un ambiente con tensiones emocionales normales en este tipo de reuniones, pero advierten sobre copropiedades con personas especialmente conflictivas o con manejo inadecuado de la ira, donde se sugiere evitar confrontaciones directas.
La implementación de estas diez recomendaciones no solo optimiza el tiempo y recursos de las asambleas de propiedad horizontal, sino que fortalece la gobernanza y convivencia en las comunidades colombianas, transformando espacios potencialmente conflictivos en oportunidades de construcción colectiva y administración transparente.
